Zašto rokovi pucaju i kako to spriječiti

Probijanje rokova u gradnji rijetko se dogodi “preko noći”. Najčešće je posljedica niza sitnih odluka, propusta u planu i slabosti u upravljanju projektom koje se zbrajaju dok rok više nije realan.

U građevinskom sektoru rok nije samo datum na papiru: on je izravno vezan uz trošak, logistiku, ugovorne obveze, reputaciju i u konačnici kvalitetu izvedbe. Razumjeti zašto rokovi pucaju prvi je korak prema sprječavanju tog problema na sljedećem projektu, bilo da je riječ o novogradnji uz more, adaptaciji stana ili kompleksnoj restauraciji.

Najčešći uzroci probijanja rokova u građevinskom sektoru

Nerealno planiranje i pogrešne pretpostavke

Rok puca kada je početni plan složen oko “idealnog” scenarija: stabilnog vremena, dostupnih majstora, isporuka bez kašnjenja i radova bez iznenađenja. U praksi, svaki projekt nosi varijable.

Ako se u startu ne ugradi razumna vremenska rezerva (buffer) za kritične aktivnosti, probijanje roka postaje pitanje vremena, a ne slučaja.

Slaba koordinacija timova i podizvođača

Na gradilištu je tim skup različitih disciplina koje se moraju kretati jednim putem: zemljani radovi, armirači, tesari, instalateri, fasaderi, stolarija, završni radovi.

Kada upravljanje ne prati ovisnosti između aktivnosti, događa se “usko grlo”: jedna faza kasni, a sve iza nje stoji. Rezultat je domino-efekt koji pojede vrijeme i povećava trošak.

Nejasan opseg radova i promjene tijekom izvedbe

Čest problem je kada se projekt razvija “u hodu”: mijenjaju se materijali, detalji interijera, raspored instalacija ili se otkrije potreba za dodatnim radovima.

Svaka promjena opsega mora imati jasno procijenjen utjecaj na rok i budžet. Bez toga, probijanje postaje kontinuirano, a cilj se pomiče iz tjedna u tjedan.

Kašnjenja u nabavi i logistici materijala

Čak i najbolji plan ne može nadoknaditi situaciju u kojoj ključni materijal ne stiže na vrijeme. U luksuznim obalnim projektima to je posebno izraženo jer se često koriste premium sustavi i završne obloge s duljim rokovima isporuke, kao i specifični elementi.

Ako nabava nije povezana s planom radova i ako se narudžbe ne “zaključaju” dovoljno rano, vrijeme se gubi bez mogućnosti nadoknade.

Nedovoljna kontrola kvalitete tijekom izvođenja

Kvaliteta i rok nisu suprotnosti. Kada se kontrola kvalitete odgađa do kraja, sitne greške postaju veliki problem: ponovni rad, korekcije, reklamacije, dodatni trošak i gubitak dana.

Najskuplje vrijeme na projektu je ono u kojem tim ponovno radi ono što je već “odrađeno”.

Kako spriječiti probijanje rokova: sustav, a ne improvizacija

Razbijanje projekta na mjerljive faze i realne rokove

Učinkovito sprječavanje probijanja rokova počinje dekompozicijom: projekt se dijeli na faze s jasnim ulazima i izlazima (što mora biti završeno prije nego što sljedeći rad može krenuti).

Umjesto jednog “velikog roka”, dobiva se niz kontrolnih točaka. Time se problem uoči ranije, kada je rješenje još jeftino i izvedivo.

Kritični put i upravljanje ovisnostima

Svaki projekt ima kritični put. To je niz aktivnosti koje izravno određuju ukupno trajanje. Ako kritični put kasni, kasni cijeli rok.

Dobra praksa je redovito ažurirati plan prema stvarnom napretku i prepoznati gdje je smanjenje kašnjenja realno: dodatni radnici, drugačiji redoslijed radova, paralelizacija poslova ili ranije puštanje nabave.

Transparentna komunikacija i redoviti izvještaji

Komunikacija nije “soft” tema; ona je alat kontrole. Kada investitor, projektant, nadzor i izvođač imaju isti pregled stanja, odluke se donose brže, a rizici se zatvaraju prije nego postanu problem.

Redoviti izvještaji o napretku (sa slikama, statusom faza i otvorenim stavkama) smanjuju šum i ubrzavaju usklađivanje, posebno na projektima gdje se odluke o materijalima i detaljima donose tijekom gradnje.

Upravljanje promjenama: svaka izmjena mora imati cijenu i vrijeme

Promjene su normalne, ali moraju slijediti određeni postupak. Svaka modifikacija trebala bi odgovoriti na tri pitanja:

• Što se mijenja?
• Koliko košta?
• Koliko pomiče rok?

To ne znači da se promjena odbija, nego da se vodi kontrolirano. Najbrži put do probijanja roka je dopuštanje promjena bez procjene utjecaja.

Nabava kao dio plana, ne kao reakcija

Nabava treba biti sinkronizirana s planom radova: što se naručuje, kada, s kojom rezervom i tko potvrđuje specifikacije.

Posebno kod završnih radova (stolarija, keramika, sanitarije, sustavi grijanja i hlađenja), rana finalizacija izbora smanjuje rizik zastoja.

Dodatno, vlastiti resursi (tim, strojevi i ključni materijali) mogu značajno smanjiti ovisnost o tržišnim oscilacijama i dostupnosti.

Rani signali da rok “klizi” (i što učiniti odmah)

Rok rijetko pukne bez upozorenja. Tipični signali su:

• Sve više otvorenih stavki
• Česta čekanja na odluke
• Radovi koji se ponavljaju
• Preklapanje timova bez jasnog redoslijeda
• Pad produktivnosti​

Kada se to pojavi, prva mjera nije “stisnuti” ljude, nego vratiti kontrolu nad planom:

• ažurirati stvarno stanje projekta i usporediti s planom po fazama
• identificirati kritični put i ukloniti prepreke koje ga blokiraju
• redefinirati prioritete i uskladiti raspored timova
• zaključati specifikacije za materijale koji su sljedeći na redu
• pojačati kontrolu kvalitete na mjestima gdje se greške najčešće ponavljaju

Rok, trošak i kvaliteta: trokut koji se ne može varati

Upravljanje projektom je stalno balansiranje između vremena, troška i kvalitete. Pokušaj da se kašnjenje “nadoknadi” bez plana često završava lošijom izvedbom ili većim budžetom, ponekad i oboje.

Zato je sprječavanje probijanja rokova najuspješnije kada je ugrađeno u način rada: realan plan, jasna odgovornost, kontrola kvalitete kroz cijeli proces i disciplina u komunikaciji, uz jasne kanale za koordinaciju s timom kroz kontakt.

Tako rok prestaje biti stresna nepoznanica i postaje predvidljiv cilj koji se može pratiti, mjeriti i ostvariti kroz svaki projekt.